segunda-feira, 14 de fevereiro de 2011

Afinal, qual a função da Secretária Executiva?



Você não é secretária executiva, mas tem curiosidades sobre a profissão? Quer saber as funções dessa profissional? Quem sabe, está pensando em seguir essa profissão?  Sempre é bom aprender! E se você já está atuando na área ou tem um curso específico, saiba que é sempre bom relembrar!
Quais são as atribuições da(o) secretária(o)? Qual a sua área de atuação? Existe curso superior para ser secretária(o)? São perguntas que a secretária executiva responde cotidianamente, tanto para pessoas de nosso convívio social, como também para profissionais de áreas correlacionadas a esta profissão.
Hoje, essa profissional, além de assessorar, participa ativamente das organizações, tanto na gestão, quanto nas decisões organizacionais. Considerando o mundo corporativo em que vivemos, ser uma secretária executiva é um verdadeiro desafio!
Em atendimento às freqüentes mudanças e tendências que vêm ocorrendo no mundo dos negócios, como a Globalização, Mercosul e outras, o mercado profissional exige cada vez mais um novo perfil do Secretário Executivo, que conquista um espaço de grande relevância não somente na execução de suas atividades específicas, mas atuando também no contexto direcional e gerencial das mais diversas organizações nacionais ou internacionais, onde são capacitadas para:
- Planejar, organizar e executar atividades secretariais específicas;
- Assessorar direta ou indiretamente executivos;
- Participar e discutir objetivos e metas da organização, adotando a filosofia empresarial e intermediando em atos decisórios da mesma;
- Redigir textos profissionais inclusive em idiomas estrangeiros, utilizando a comunicação geral e as técnicas secretariais;
- Organizar eventos dentro de regras protocolares (Cerimonial) e de etiqueta social;
- Organizar arquivos e controlar documentos e correspondências, distribuindo-os dentro de sua complexidade e importância;
- Compreender os campos da administração e recursos humanos, contabilidade, economia geral, direito e matemática comercial, legislação social, comércio internacional, técnicas redacionais e secretariais, organização de eventos e enquanto bilíngüe, atuar nas quatro habilidades (fala, escrita, leitura e audio-compreensão) dos idiomas;
- Atuar nas diversas organizações existentes, em níveis de assessoria, gerência, diretoria, liderança e outros, capacitados a adaptar-se frente a mudanças.
O PERFIL SECRETARIAL ATUAL
Muitas empresas, não têm conhecimento das habilidades secretariais/administrativas de uma Secretária Executiva, formada academicamente em nível superior. Como já é de conhecimento de muitos, o curso surgiu no Brasil para atender as necessidades das empresas multinacionais que já estavam habituadas a trabalhar com esse tipo de profissional e com base nas exigências e necessidades do mercado, as Instituições de Ensino elaboraram grades curriculares para Secretárias Executivas para atuarem como empreendedoras, com visão holística da empresa.
Cabe à Secretária atuar como um “filtro” na diretoria de uma organização, onde a maior parte dos problemas deve ser filtrada por ela mesma, sem que precise levar pequenos problemas para o executivo. A este, cabe a decisão final apenas em casos de extrema importância e que representem algum tipo de risco para a organização. Neste momento, a visão da empresa como um todo também se faz necessária, uma vez que o executivo espera que junto com o problema venham também sugestões para resolução.
Para a Secretária Executiva, a satisfação total dos clientes internos e externos é o seu principal objetivo. Ela tem consciência que muitas vezes a sua postura irá refletir a realidade de toda uma organização, bem como, fortalecer ou prejudicar a imagem da mesma.
Por Regi em 14/02/2011, 19:06

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